Op 18 november 2022 bekrachtigde de Vlaamse Regering een nieuwe Klokkenluidersregeling. Deze nieuwe Klokkenluidersregeling zorgt voor veilige interne en externe meldingskanalen voor klokkenluiders en voor beschermingsmaatregelen. Klokkenluiders zijn personen die in het kader van een werkrelatie inbreuken vaststellen en die inbreuken melden. Dit kunnen personeelsleden zijn, maar ook andere personen die Dimensa samenwerken, zoals bijvoorbeeld aannemers, consultants, leveranciers, …

Het doel van deze policy is om medewerkers van Dimensa Woonmaatschappij bv en derden die kennisnemen van inbreuken in het kader van de domeinen die vallen onder het toepassingsgebied van de wet, in staat te stellen deze te melden via een meldkanaal van inbreuken.

Aan medewerkers die melding willen doen in de zin van de klokkenluiderswet, wordt verzocht bij voorkeur het interne kanaal te gebruiken in plaats van het externe kanaal of de openbaarmaking.

Aan derden die melding willen doen in de zin van de klokkenluiderswet, wordt verzocht het onafhankelijk extern meldkanaal te gebruiken, zijnde de Vlaamse Ombudsdienst. De ombudsdienst kan op meerdere manieren gecontacteerd worden: https://www.vlaanderen.be/vlaamse-ombudsdienst/uw-klacht/klacht-indienen-bij-de-vlaamse-ombudsdienst

1. Meldingen

Een melding is het middel waarmee de melder het bestaan van een inbreuk communiceert op basis van informatie die hij heeft verkregen in een werkgerelateerde context.

Hij moet gegronde redenen hebben om aan te nemen dat op het moment van de melding de verkregen informatie juist was. Alleen onder deze voorwaarden kan hij genieten van een bescherming tegen mogelijke represailles.

Meldingen zijn mogelijk voor inbreuken op de volgende gebieden:

  • overheidsopdrachten;
  • financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
  • productveiligheid en productconformiteit;
  • veiligheid van het transport;
  • bescherming van het milieu;
  • stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
  • veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
  • volksgezondheid;
  • consumentenbescherming;
  • bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
  • bestrijding van belastingfraude;
  • sociale fraudebestrijding;

2. Intern meldkanaal

Het interne meldkanaal is toegankelijk:

  • alleen voor (ex-)werknemers van de onderneming

3. Verwerking van de melding

Uiterlijk binnen 7 dagen na ontvangst van de melding krijgt de melder van een inbreuk een ontvangstbevestiging.

Binnen de onderneming Dimensa, verzekert Emma Van der Heyden (of haar vervanger) de opvolging en de communicatie met de melder van de inbreuk, tenzij zij niet onpartijdig is.

De melder ontvangt uiterlijk 3 maanden na de ontvangstbevestiging feedback. Deze feedback omvat de opvolging van de melding, met inbegrip van de geplande of te nemen maatregelen om de situatie eventueel te verhelpen .

Indien het niet mogelijk is om feedback te verschaffen aan de melder van de inbreuk, wordt die laatste daarvan in kennis gesteld en ook van de redenen waarom het niet mogelijk is om dergelijke feedback te geven.      

Alle persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG"). Deze persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor het uitvoeren van de nodige onderzoeken op basis van wettelijke verplichtingen. De gegevens in kwestie kunnen worden gedeeld met de bevoegde overheidsinstanties in geval van wettelijk verplichte doorgifte, zodat deze laatste de nodige onderzoeken kunnen doen of wanneer externe partijen betrokken zijn (bv. wanneer bepaalde wanbedrijven worden gepleegd).

4. Bescherming van de melder

De werkgever garandeert dat de melder van inbreuken wordt beschermd tegen elke vorm van represailles, waaronder pogingen tot vergelding of dreigingen, op voorwaarde dat de melder te goeder trouw is en de wettelijke procedure heeft gevolgd.

Onder "represailles" verstaan we (bijvoorbeeld):

  • een schorsing, degradatie, weigering van een loonsverhoging of een negatieve beoordeling (of elke andere ongunstige handeling voor de werknemer in zijn relatie met de werkgever)
  • intimidatie, pesterijen, discriminatie of uitsluiting
  • media-, financiële of reputatieschade toebrengen
  • het intrekken van een vergunning of licentie om een beroep te beoefenen

5. Misbruik van meldingen: gevolgen

Het meldingssysteem is opgezet om de naleving van de verplichtingen die voortvloeien uit het recht van de Europese Unie effectiever te maken. Het is de bedoeling dat elke inbreuk of niet-naleving kan worden gecommuniceerd in het kader van het meldingsprocedure dat door de onderneming/de entiteit is uitgewerkt.

De melders van inbreuken die te kwader trouw bewust (kennelijk) onjuiste informatie of inbreuken melden zonder juiste informatie te willen overbrengen of inbreuken te laten rechtzetten, vallen buiten het toepassingsgebied van de klokkenluiderswet en worden dus niet beschermd.

Iedereen die dit misbruikverbod overtreedt, kan sancties opgelegd krijgen, waaronder die vermeld in het Arbeidsreglement, maar kan ook strafrechtelijk vervolgd worden (vb. laster, schending van auteursrechten) door de personen en/of entiteiten waarnaar in de melding te kwader trouw wordt verwezen en indien vastgesteld wordt dat zij schade hebben geleden als gevolg van dit soort melding.